Bardzo często można spotkać się ze sporami dotyczącymi podpisu na fakturze. Czy trzeba go składać? A może jest on zbędny? Czy należy stosować pieczątkę firmową? Jak powinna być podpisana faktura zaliczkowa elektroniczna?
Czy podpis na fakturze jest konieczny?
Faktura jest dokumentem, który musi zawierać odpowiednie elementy, aby można było traktować ją jako dowód księgowy i wprowadzić do ksiąg oraz ubiegać się o zwrot podatku. Zatem, czy faktury muszą być podpisane?
Obecnie nie ma potrzeby podpisywania faktur VAT oraz innych typów faktur. Zmiany te zostały wprowadzone w 2004 roku i od tego czasu składanie podpisów nie jest konieczne. Zmiana ta została wywołana przystąpieniem Polski do Unii Europejskiej. Wcześniej praktykowało się podpisywanie faktur, dlatego nadal można spotkać się z przekonaniem, że jest ono konieczne.
Zatem faktura VAT nie wymaga podpisu. Czy duplikat faktury musi być podpisany? Również podpis nie jest wymagany, podobnie jak w przypadku faktur VAT marża, faktur korygujących.
Dodatkowo warto wskazać, że nie ma potrzeby umieszczania na fakturze pieczątki przedsiębiorcy. Jest ona również elementem nieobowiązkowym.
Kiedy warto podpisywać faktury?
Wobec tego nie ma potrzeby sygnowania faktur. Chociaż dokumenty te nie muszą być podpisywane, to jednak wielu przedsiębiorców praktykuje takie rozwiązanie. Dlaczego?
Przede wszystkim podpis stanowi potwierdzenie, że strony zgadzają się co do zawarcia transakcji. Taka faktura może również stanowić dowód sądowy wtedy, gdy jej wystawca będzie ubiegać się o jej zapłatę przez odbiorcę. Podpis na fakturze może być zatem bardzo pomocny z punktu widzenia wystawiającej ją firmy.
Podpis może być bardzo pomocny w przypadku faktur korygujących. Czy faktura korygująca musi być podpisana? Nie ma takiej potrzeby, jednak warto pamiętać o tym, że korekta, zwłaszcza zmieniająca stawki podatku, powinna być potwierdzona przez drugą stronę. W tym celu można zastosować właśnie podpis na fakturze.
Podpis na fakturze elektronicznej – czy jest niezbędny?
W przypadku faktur elektronicznych, czyli e-faktur nie ma potrzeby stosowania podpisów, podobnie jak przy standardowych fakturach. Można jednak zastosować specjalny rodzaj podpisu elektronicznego, który będzie wtedy równoznaczny z podpisem odręcznym.
Na fakturach elektronicznych stosowane są podpisy elektroniczne kwalifikowane. Są one odpowiednio potwierdzane pod kątem ich wiarygodności, dlatego mogą one stanowić potwierdzenie, że faktura rzeczywiście została podpisana przez daną osobę. Podpisy niekwalifikowane nie dają takiej pewności.
Podsumowując, podpis na fakturze nie jest konieczny, ale w wielu przypadkach może być pomocny. Właśnie dlatego wielu przedsiębiorców nadal podpisuje faktury i prosi o to swoich klientów i kontrahentów.
